einfach. machen.

Digitale Eingangsrechnungen

Der Kosten- und Zeitaufwand für Rechnungen, die verschiedene Abteilungen, eventuell sogar an verschiedenen Standorten durchlaufen, ist enorm. Für die deutliche Verkürzung der Durchlauf- und Bearbeitungszeiten bieten wir eine spezielle Rechnungseinganglösung. Das System erkennt und umfasst automatisch die eingehenden Rechnungen und Belege und leitet diese an die zuständigen Mitarbeiter weiter.

Alle wichtigen Rechnungsinformationen, wie Rechnungsempfänger, Rechnungsabsender,  Rechnungsbetrag inkl. kompletter Einzelpositionen und Rechnungsdatum werden erkannt und einer genauen Plausibilitätsprüfung unterzogen. Rechnungen, die einen vorhandenen Bestellbezug im ERP-System haben, lassen sich bei Übereinstimmung komplett bis zur Buchung verarbeiten und im revisionssicheren Archiv automatisch ablegen.

Perfekte Steuerung dank Workflows

Über einen elektronischen und standardisierten Rechnungsprüfungs-Workflow werden Rechnungen ohne Bestellbezug an die einzelnen Sachbearbeiter bzw. die Fachabteilungen weitergeleitet und entsprechend freigegeben.

Konkret bedeutet das für Sie:

  • Entfall der kosten- und zeitintensiven Suche nach Rechnungsbelegen
  • Rechnungsbelege können nicht mehr verloren gehen
  • Kostengünstigere und schnellere Bearbeitungszeit
  • Dokumentationen und Transparenz aller Arbeitsschritte lückenlos und in Echtzeit
  • Bessere Datenqualität
  • Keine Mehrfacherfassungen der Rechnungen
  • Integration in FiBu und operative Systeme schafft durchgängige Prozesse
  • Realisierung der Skonti durch Fristenregelung
  • Rechtskonforme elektronische Archivierung
  • Hoher Automatisierungsgrad entlastet die Mitarbeiter

Neuer Maßstab für die Zukunft: ELO unterstützt ZUGFeRD

Unter Beteiligung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie, des Bundesministeriums des Innern und der BITKOM veröffentlichte der zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD) einen neuen Standard für elektronische Rechnungen in Unternehmen und Behörden.

Mit dem noch nicht verbindlichen Datenmodell — im März 2019 erschien Version 2.0 — lassen sich elektronische Rechnungen einfacher, schneller und sicherer digital bearbeiten und sollen somit alle Unternehmen der Gesundheitswirtschaft, Krankenkassen und Behörden von der Papierflut entlasten und zeitgleich ein effizienteres Arbeiten ermöglichen.

ZUGFeRD nutzt technisch das Trägerformat PDF/A-3 als sogenannten Container, um darin strukturierte XML-Daten einzubinden. Diese sind maschinenlesbar, während das pdf-Format visuell lesbar für alle Anwender ist. Die XML-Dateien enthalten die für den steuerrechtlich korrekten Umgang mit einer Rechnung vorgeschriebenen Informationen und lassen sich mit Hilfe der ELO ECM-Systeme ent- und auch verschlüsseln, sowie in alle relevanten Kanäle, wie zum Beispiel ERP-Systeme, weiterleiten.