Ab in den Keller ...

Papierarchive werden meist dort gebunkert, wo sie am wenigsten stören. Das macht aber den Weg dorthin meist umso länger und beschwerlicher. In Hunderten von Regalmetern zu recherchieren gestaltet sich als zeitaufwändig, manchmal sogar unmöglich. Wenn die Zeit fortschreitet, weiß niemand mehr so genau, welche Bestände sich in welchem Umfang an welcher Stelle befinden, welche längst vernichtet werden könnten.

So wachsen enorme Papierarchive, die sich der Entsorgung oder Entschlackung durch Unübersichtlichkeit und Umfang listig entziehen. Zusätzlich häufen sich in den Fachabteilungen Kopieberge an, weil jeder bestrebt ist, die Wegzeiten (beim notwendigen Zugriff) gering zu halten.

Wir scannen jedes Blatt ...

Stellen Sie sich vor, Sie suchen ein Dokument in Ihrem gesamten Firmenarchiv, wie lange würde dies im günstigsten und im ungünstigsten Fall dauern?

Wir digitalisieren ganze Archivbestände. Liegen die Daten digital im Dokumenten-Management-System vor, recherchieren Sie einzelne Dokumente in Sekundenschnelle.

Durch die Hände von CiBS gingen bereits alle Formen von Papier den Weg der Digitalisierung, ob aus Ordnern, Heften, Mappen, Handakten, Hängeregistern oder Büchern. Jegliche Formate, vom kleinen Handzettel bis zum überlangen DIN A0. Durch hochmoderne Scan- und Bildbearbeitungstechnologien erzielen wir Ergebnisse, die unsere Kunden immer wieder erstaunen.

Und das heißt schon etwas: Immerhin digitalisieren wir 50 Milllionen Belege pro Jahr im Schichtbetrieb.

Individuell wie Sie ...

Zu Beginn des Digitalisierungsprozesses setzen wir auf umfassende Beratung: Diese beginnt mit der gründlichen Sichtung Ihrer Akten und beachtet alle Ihre Projektanforderungen wie zum Beispiel:

  • Digitalisierung bei CiBS oder inhouse bei Ihnen
  • Digitalisierung in Schwarz/Weiß und in Farbe
  • Beachtung von Aktenregistern
  • Erkennung von Dokumentenklassen und Dokumententypen
  • Auswertung von Barcodeinformationen
  • Indexierung der Dokumente
  • Volltexterschließung

Mikrofilm vs. Digitaler Langzeitspeicher

Parallel zur digitalen Ausgabe liefern wir an verschiedene Kunden ein zusätzliches Abbild auf dem Mikrofilm. Der Film - ein unabhängiges, haltbares, begleitendes Medium - gibt Ihnen das Vertrauen zur Unveränderbarkeit Ihrer Daten.

Allerdings rückt der Mikrofilm immer mehr ins Hintertreffen gegenüber der Digitalen Langzeitarchivierung. Steigende Rohstoffkosten, geringere Absätze beschleunigen diesen Prozess. Neue Technologien stehen längst zur Verfügung. Der neue Weg: CiBS speichert Ihre Daten statt auf Mikrofilm in einem digitalen Medium mit WORM Funktionalität. Zertifizierte Hardware sichert die Unveränderbarkeit des Abbildes. Weiteres Plus: Sie ist mittlerweile sogar kostengünstiger.

Digitale Signatur? Na klar ...

Da wir in die Zukunft denken, wenden wir auch eine qualifizierte, akkreditierte Signatur an, die bei Übergabe im Lieferumfang enthalten ist. Wir setzen dabei auf erprobte und zertifizierte Verfahren akkreditierter Anbieter von digitalen Signaturen. Signaturverfahren sind fester Bestandteil unserer Produktionssoftware.

Geprüfte Qualität, erwarten Sie das Beste ...

Zu Ihrer Sicherheit lassen wir uns gern prüfen.

Die DQS vergibt bereits jährlich an CiBS das Siegel der ISO 9001:2008 für geprüfte Qualität und das Siegel für Informationssicherheit nach ISO 27001.