Digitaler Rechnungseingang

 

54 Milliarden Euro verschenkt die deutsche Wirtschaft jährlich, weil sie nicht konsequent auf elektronische Rechnungsverarbeitung umstellt.

Der Kosten- und Zeitaufwand für Rechnungen, die in einem Unternehmen verschiedene Abteilungen, eventuell sogar an verschiedenen Standorten durchlaufen, ist enorm. Für die deutliche Verkürzung der Durchlauf- und Bearbeitungszeiten bietet ELO eine spezielle Rechnungseingangs-Lösung. Das System erkennt und umfasst automatisch die eingehenden Rechnungen und Belege und leitet diese an die zuständigen Mitarbeiter weiter.

 

Alle wichtigen Rechnungsinformationen, wie Rechnungsempfänger, Rechnungsabsender,  Rechnungsbetrag inkl. kompletter Einzelpositionen und Rechnungsdatum werden erkannt und einer genauen Plausibilitätsprüfungen unterzogen. Rechnungen, die einen vorhandenen Bestellbezug im ERP-System haben, lassen sich bei Übereinstimmung komplett bis zur Buchung verarbeiten und im revisionssicheren Archiv automatisch ablegen.

Perfekte Steuerung dank Workflows

Über einen elektronischen und standardisierten Rechnungsprüfungs-Workflow werden Rechnungen ohne Bestellbezug an die einzelnen Sachbearbeiter bzw. die Fachabteilungen weitergeleitet und entsprechend freigegeben.

 

 

Konkret bedeutet das für Sie:

  • Entfall der kosten- und zeitintensiven Suche nach Rechnungsbelegen
  • Rechnungsbelege können nicht mehr verloren gehen
  • Kostengünstigere und schnellere Bearbeitungszeit
  • Dokumentationen und Transparenz aller Arbeitsschritte lückenlos und in Echzeit
  • Bessere Datenqualität
  • Keine Mehrfacherfassungen der Rechnungen
  • Integration in FiBu und operative Systeme schafft durchgängige Prozesse
  • Realisierung der Skonti durch Fristenregelung
  • Rechtskonforme elektronische Archivierung
  • Hoher Automatisierungsgrad entlastet die Mitarbeiter

 

 

Neuer Maßstab für die Zukunft: ELO unterstützt ZUGFeRD

Unter Beteiligung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie, des Bundesministeriums des Innern und der BITKOM veröffentlichte der zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD) im Juni einen neuen Standard für elektronische Rechnungen in Unternehmen und Behörden. Mit dem noch nicht verbindlichen Datenmodell lassen sich elektronische Rechnungen einfacher, schneller und sicherer digital bearbeiten und sollen somit Unternehmen und Behörden von der Papierflut entlasten und zeitgleich ein effizienteres Arbeiten ermöglichen. Besondes für den Mittelstand ist das neue Datenformat interessant. ZUGFeRD nutzt technisch das Trägerformat PDF/A-3 als sogenannten Container, um darin strukturierte XML-Daten einzubinden. Die XML-Dateien enthalten alle für den steuerrechtlich korrekten Umgang mit einer Rechnung vorgeschriebenen Informationen und lassen sich mit Hilfe der ELO ECM-Systeme ent- und auch verschlüsseln, sowie alle relevanten Kanäle, wie zum Beispiel ERP-Systeme, weiterleiten.