einfach. machen.

Median Klinik Grünheide

Die MEDIAN Klinik Grünheide gehört dem Klinikunternehmen MEDIAN an. Das Unternehmen, mit aktuell 42 Einrichtungen, besteht seit 40 Jahren und gehört in der Rehabilitationsmedizin zu den marktführenden Klinikunternehmen.

Die MEDIAN Klinik Grünheide ist ein Fachkrankenaus für neurologische Frührehabilitation Phase B und neurologisch- neurochirurgische Rehabilitation der Phasen C und D. Darüber hinaus ist die Klinik sowohl Kooperationspartner der Berliner Schlaganfall-Allianz (BSA), als auch des Forschungsverbundes Medizinische Rehabilitation an der Universität Potsdam.

Leistungen im Überblick

  • Digitalisierung und Mikroverfilmung von Patientenakten
  • Einführung ECM ELOprofessional 2011
  • Anbindung durch Schnittstellen zum Krankenhausinformationssystem (KIS)

Die Aufgabe

Die MEDIAN Klinik Grünheide wollte durch ein KIS unabhängiges Dokumenten Management System (DMS), das optional über Schnittstellen anbindbar ist, seine bestehende Archivierung von Patientenakten verändern.

Im Vorfeld der Entscheidung für das DMS ELO fand zwischen der CiBS GmbH und dem Kunden ein ausführliches und überzeugendes Gespräch hinsichtlich Digitalisierung und Mikroverfilmung von Patientenakten sowie DMS-Lösungen statt.

Die MEDIAN Klinik Grünheide ist somit bereits das neunte Haus aus dem Unternehmensverbund MEDIAN, welches sich für ELO als Dokumenten Management System und CiBS entschieden hat. Für die digitale Abbildung der Geschäftsprozesse in ELO war eine genaue Abstimmung mit dem Kunden erforderlich, um die genauen Vorstellungen und Anforderungen festzulegen.


Die Umsetzung

Digitalisierung 

Für die Digitalisierung verpackt der Kunde die Patientenakten über die Aktenverwaltung direkt im DMS ELO. Anschließend werden die physischen Akten durch den CiBS-eigenen Fuhrpark abgeholt und datentechnisch erfasst, um sie mit dem Kundenlieferschein abzugleichen und für den Scanvorgang vorzubereiten. CiBS digitalisiert Patientenakten sowohl aus dem laufenden Bestand, als auch rückwirkend aus den letzten 2,5 Jahren. Somit sind gleichzeitig auch die Wiederkehrer elektronisch im System erfasst.

Um die vollständige Integration der Daten zu gewährleisten, richtet CiBS Schnittstellen zum KIS ein. Parallel dazu wurden auf Kundenwunsch neue Aktenstrukturen umgesetzt. Die Datenübergabe von CiBS an den Kunden erfolgt online durch automatische Übernahme ins ELO. Somit hat der Kunde sofortigen Zugriff auf die Daten und die elektronische Patientenakte steht an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung.

Nach Freigabe des Kunden erfolgt die Vernichtung der Originalakte durch ein dafür zertifiziertes Unternehmen und unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Bestimmungen.

Einführung Dokumenten Management System ELOprofessional

Neben der Digitalisierung und Mikroverfilmung verschiedenster Aktenbestände führt CiBS beim Auftraggeber das DMS ELOprofessional ein. Mit ELO erhält das Krankenhaus ein DMS für alle Bereiche, für den medizinischen und auch für den administrativen.

Die CiBS Branchenlösung CiBSMed4ELO beinhaltet alle notwendigen Schnittstellen und Funktionen, die ein modernes Krankenhaus zur Abbildung einer multimedialen Patientenakte benötigt.

CiBSMed4ELO

  • HL7 ADT
  • HL7 MDM
  • HL7 ORU
  • DICOM
  • Video
  • Physische Aktenverwaltung

Der Kundennutzen

Die elektronische Abbildung und Verteilung der Patientenakte durch ELOprofessional ermöglicht nun den zeitgleichen Zugriff mehrerer Mitarbeiter auf die gleichen Daten und erspart darüber hinaus langwieriges Suchen.

Zusätzlich entfallen zukünftig nicht nur die Archivkosten, sondern auch IT-Ressourcen werden freigesetzt, denn die Datenübergaben erfolgen ausschließlich automatisiert durch CiBS. 

Kundenfeedback

„Nach Lieferscheinerstellung unsererseits erfolgt eine schnelle Abholung und Digitalisierung der Akten. Dadurch haben wir umgehenden Zugriff auf die Patientendaten. In dringenden Fällen werden Akten, die noch nicht digitalisiert sind, nach kurzem Anruf oder einer E-Mail an CiBS vorgezogen, so dass wir auch auf diese Akten schnellen Zugriff haben. Generell unterstützt uns das CiBS Serviceteam bei Bedarf immer kompetent“, so Inge Thiele, Chefsekretärin.


Die Perspektive

Die bestehende Lösung soll durch Folgeprojekte ausgeweitet werden. So besteht bereits jetzt ein hoher Bedarf, zukünftig digitale Daten direkt in die Akte einzubinden, insbesondere auch externe Daten im DICOM-Format.

Zusätzlich soll die digitale Eingangsrechnungsprüfung den Prüfungsverlauf in Papier ersetzen und beschleunigen.