einfach. machen.

Heinrich Sengelmann Krankenhaus

Das Heinrich Sengelmann Krankenhaus (HSK) gehört zu den medizinischen Einrichtungen der Evangelischen Stiftung Alsterdorf. Als Krankenhaus der Psychiatrie, Psychotherapie und Psychosomatik sieht sich das HSK besonders in der Verantwortung für die Einwohner des Kreises Stormarn/ Schleswig-Holstein und erfüllt weiterhin Versorgungsaufträge für psychisch erkrankte Menschen der Stadt Hamburg. Das HSK blickt auf fast 50 Jahre Erfahrung zurück und hat sich die Erkennung und Behandlung von Krankheiten, die Linderung von Leiden und Bewahren vor Verschlimmerungen zur Aufgabe gemacht.

Leistungen im Überblick

  • Digitalisierung und Mikroverfi lmung der laufenden Patientenakten (ca. 2.900 Fallakten p.a.)
  • Rückwirkende Digitalisierung und Mikroverfi lmung der Patientenakten aus den letzten 5 Jahren

Die Aufgabe

Der Wunsch auf Kundenseite nach einem zeitgemäßen, modernen Arbeiten, sowie Umbaumaßnahmen auf dem Gelände des HSK, die auch das Patientenarchiv betrafen, waren ausschlaggebend für den Umstieg auf die digitale Patientenakte. Projektziel war es, das Archiv weitgehend aufzulösen und eine bessere Verfügbarkeit der Daten zu generieren.


Die Umsetzung

Da das Projekt hoch abstimmungsbedürftig war, wurden im Vorfeld die einzelnen Anforderungen und der detaillierte Projektablauf, sowie die genaue Terminierung festgelegt und dokumentiert. Das Patientenakten-Archiv umfasste insgesamt 35.000 bis 40.000 Patientenakten, die alphabetisch nach Patientennamen – also nicht nach Behandlungsaufenthalten – archiviert waren. Dies bedeutete, dass in vielen Fällen die Akte eines Patienten mehrere Aufenthalte beinhaltete. Ziel des Projektes war es, im Zuge der Digitalisierung für jeden Behandlungsfall eine Fallakte einzuführen und somit eine bessere Übersichtlichkeit und schnelleren Zugriff zu erreichen.

Zusätzlich zu den laufenden Akten sollten rückwirkend auch die letzten 5 Jahrgänge digitalisiert werden. Dies ist für das HSK von besonders hohem Nutzen, da das Haus einen hohen Anteil an Wiederkehrern hat, die somit automatisch schon elektronisch im System erfasst sind.

Vor Ausgabe an CiBS hat das Krankenhaus jede Akte elektronisch erfasst, sodass jederzeit der Aktenfl uss dokumentiert war. Nach Abholung der zu digitalisierenden Akten, durch den CiBS-eigenen Fuhrpark, erfolgt eine entsprechende Vorbereitung der Daten, die die Eingangskontrolle, sowie das Entheften und Entklammern der Unterlagen beinhaltet. Nach Abschluss der Digitalisierung erhält das HSK die elektronischen Daten online und als Mikrofi lm. Zur Anbindung an das bereits be-stehende Dokumenten-Management-System d3 von d.velop liefert die CiBS GmbH eine Kombination aus gescanntem Dokument und Verschlagwortungsinformationen, die d3 zum Import der Daten nutzt.

Zusätzlich zur Übergabe der elektronischen Daten erstellt CiBS einen Mikrofi lm mit allen Vorder- und Rückseiten. Dem Krankenhaus steht damit ein zweites sicheres und unveränderbares Medium für die Langzeitarchivierung zur Verfügung.

Alle Prozessschritte der Verarbeitung unterliegen einer intensiven Qualitätssicherung unter Einhaltung der rechtlichen Datenschutzanforderungen. Dazu setzt CiBS mit dem „PatientenAktenManager“ eine Software ein, die alle Prozessschritte der Verarbeitung vollständig und nachvollziehbar dokumentiert. Der Auftraggeber erhält mit dieser Dokumentation den Nachweis, wann Patientenakten durch wen verarbeitet wurden und gleichzeitig alle Statistiken zu Aktenstärken, Farbanteilen, leeren Rückseiten usw.

Nach der Digitalisierung der Altakten holt CiBS in regelmäßigen Abständen neue Akten ab, verarbeitet diese kurzfristig und übergibt die elektronischen Daten online in das Dokumenten-Management- System des Krankenhauses.

Der Kundennutzen

Die Vorteile sind deutlich spürbar. Die Patientenakten sind heute für jeden befugten Mitarbeiter jederzeit komplett und transparent einsehbar. Zugleich konnte durch die Einführung der Fallakte mit je einem Behandlungsfall eine bessere Auffi ndbar- und Übersichtlichkeit der Patientenakte generiert werden, die dazu noch eine hohe Zeitersparnis mit sich bringt.

Kundenfeedback

„Das Projekt war hoch abstimmungsbedürftig und wir waren mit der Kooperationsbereitschaft von CiBS sehr zufrieden. Der Umgang und die Kommunikation waren sehr angenehm und die CiBS Ansprechpartner jederzeit erreichbar. Insgesamt war die Zusammenarbeit sehr erfreulich“, zieht Wolfgang Bruners, Qualitäts- und Projektmanagement, sein Fazit.