Asklepios Kliniken Bad Wildungen

  • Rückwirkende Digitalisierung und Mikroverfilmung der Patientenakten aus den Jahrgängen 2012 und 2013
  • Digitalisierung und Mikroverfilmung der laufenden Patientenakten (ca. 9.000 Fallakten/p.a.)

Der Kunde

Die Asklepios Kliniken Bad Wildungen, bestehend aus der Stadtklinik, der Helenenklinik und der Rehaklinik Fürstenhof, gehören dem Gesundheitskonzern Asklepios Kliniken an, zu dem aktuell 150 Kliniken und Gesundheitseinrichtungen mit mehr als 45.000 Mitarbeitern zählen. Damit ist die Asklepios Gruppe einer der drei größten privaten Betreiber von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen in Deutschland.

Die Aufgabe

Um eine schnellere Verfügbarkeit und den direkten Zugriff auf die Patientendaten zu erhalten, plant der Gesundheitskonzern Asklepios langfristig für alle seine Häuser den Umstieg von der physischen Akte hin zur digitalen Patientenakte. Dieses Projekt wird im Raum Hamburg bereits an sechs Kliniken der Asklepios Gruppe gemeinsam mit CiBS umgesetzt.
Neben der schnellen Verfügbarkeit spielt für den Auftraggeber der Platzvorteil eine große Rolle. Ein Neubau des Asklepios Konzerns entsteht bereits komplett ohne Archiv.
Die digitalen Daten sollen dem Anwender im Archivsystem HYDMedia der Firma AGFA bereitgestellt werden. Über spezifi zierte Schnittstellen übergibt CiBS die Daten via VPN Verbindung direkt ins HYDMedia.

Die Umsetzung

Das Projekt startete mit der Digitalisierung der Altakten. Diese wurden in drei Abholungen durch den CiBS eigenen Fuhrpark realisiert und nach der Eingangskontrolle durch Entklammern und Entheften für den Scanvorgang vorbereitet. Nach Abschluss der Digitalisierung erhält der Kunde die Daten aufenthaltsbezogen via VPN-Tunnel. Die Übergabe der elektronischen Daten erfolgt anhand von spezifi zierten Schnittstellen für den Import in das beim Kunden eingesetzte Archivsystem HYDMedia. Dies gilt ebenfalls für die laufenden Akten. Diese wurden bislang analog zu den Altakten verarbeitet. Für die zukünftig zu verarbeitenden laufenden Akten hat der Kunde einen genauen Aktenplan entworfen, in dem festgelegt ist, welche Dokumente ins Archiv wohin fl ießen. Dafür werden die Akten, die einzelne Register enthalten, mit eindeutigen Barcodes auf den Registerblättern versehen. Bei der Digitalisierung liest CiBS die Barcodeinformationen der Register aus und erzeugt eine idx Datei je Register, zuzüglich der dort enthaltenen Seiten, als PDF Singlepage. Ergänzend erweiterte das Krankenhaus sein Belegwesen durch eine eindeutige Kennzeichnung der Belegarten. Über diese Kennzeichnung erfolgt aktuell die Zuordnung der Einzelbelege in die strukturierte Akte, ohne dass dies einer Vorsortierung im Krankenhaus bedarf.

Der Kundennutzen

Die Digitalisierung der Altakten hat den großen Vorteil, dass Fallakten von Wiederkehrern bereits digital verfügbar sind. Natürlich entfällt die Anforderung der Akten aus dem Archiv. Der Zugriff auf Patientendaten in sekundenschnelle, auch zeitgleich von mehreren Personen und an unterschiedlichen Orten, ist gewährleistet. Dies ist für die behandelnden Ärzte von unschätzbarem Wert.

Kundenfeedback

„Kurzzeitig war die Inhouse Digitalisierung Thema bei uns im Haus. Allerdings haben wir auf Grund des rechtlichen Aspektes davon Abstand genommen. Denn in diesem Fall hätten wir uns zertifi zieren lassen müssen. Durch die externe Digitalisierung ist das Thema Datenschutz und Zertifi zierung
nun durch die CiBS GmbH gewährleistet“
, erklärt Philipp Apel, zuständig für Projekte und Prozesse IT Region West der Asklepios Service IT GmbH.
„Außerdem gestaltet sich die Zusammenarbeit mit CiBS sehr unkompliziert. Kurze Kommunikationswege und die Fähigkeit sich hochfl exibel auf uns als Kunden einzustellen, vereinfacht die Umsetzung des Projektes“, ergänzt Philipp Apel.

Die Perspektive

Das nächste Haus der Asklepios Gruppe, das Asklepios Klinikum Schwalmstadt, plant bereits den Umstieg von der physischen Akte hin zur digitalisierten. Dafür läuft zurzeit die Verarbeitung von Testakten.