CiBS Gesellschaft für Technische Dokumentation und Archivierung mbH

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Projektbericht Krankenhaus Wermelskirchen

  • Digitalisierung von jährlich 10.000 stationären und 30.000 ambulanten Patientenakten
  • Installation ELOprofessional für die Patientenakten
  • HL7-Schnittstellenanbindung ELOprofessional-MCC
  • Integration des DMS ins KIS MCC der Firma Meierhofer
  • Aktenverwaltungsprogramm zur Abbildung des Digitalisierungsprozesses

Der Kunde

Die Krankenhaus Wermelskirchen GmbH ist ein Gesundheits- und Kompetenzzentrum  für Wermelskirchen und Umgebung. Die Klinik steht für moderne Medizin, eine umfassende persönliche Betreuung und garantiert kurze Wege zu einer leistungsstarken Medizin. Rund 38.500 Patienten vertrauen sich jährlich den 330 Mitarbeitern der Klinik an.

Die Aufgabe

Platzmangel war für den Kunden der Auslöser sich mit der Auflösung des Papierarchivs und der Digitalisierung zu befassen. Zeitgleich wurde die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) geplant. Zu beiden Themen fanden Ausschreibungen statt, die CiBS für sich entscheiden konnte.

Im Bereich DMS setzte sich CiBS mit CiBSMed4ELO, einer Branchenlösung speziell für Krankenhäuser, gegen andere namhafte Systeme durch. CiBSMed4ELO basiert auf ELOprofessional und ELOenterprise der ELO Office GmbH aus Stuttgart.

Neben der guten Integration ins KIS MCC von der Firma Meierhofer, dem Benutzerrechtekonzept und dem möglichen Ausbau der ECM Lösung für die allgemeine Verwaltung überzeugte vor allem die integrierte Aktenverwaltung, die den Digitalisierungsprozess vollständig abbildet und auf die der Kunde besonderen Wert legte.  

Die Umsetzung

Für die Digitalisierung werden die Akten durch den CiBS-eigenen Fuhrpark beim Kunden abgeholt, um anschließend extern bei CiBS für den Scanvorgang vorbereitet und digitalisiert zu werden. Die elektronischen Ergebnisse übergibt CiBS online direkt in das Dokumenten-Management-System.

Die Einführung des DMS nutzte der Kunde für eine Optimierung der inneren Prozesse.  Dazu zählte eine genaue Aktenkontrolle und Konsolidierung der Akten- und Registerstruktur. Im Zuge des Projektes wurden die Ablagestrukturen den Aktenplänen angepasst.

Allen berechtigten Personen stehen die vollständigen Dokumente zentral zur Verfügung. Der Aufruf der Akten erfolgt direkt aus dem MCC.

Die Navigation und Darstellung im ELO zeichnet sich durch eine hohe Performance und Benutzerfreundlichkeit aus. Begleitend zur  Einführung des DMS fanden Schulungen für die Administratoren und ein Infotag für die Rechercheanwender statt.

Das im DMS integrierte Aktenverwaltungsprogramm ermöglicht dem Auftraggeber eine lückenlose Rückverfolgung der Verarbeitung der Patientenakten, angefangen beim Verpacken über die Digitalisierung bis hin zur endgültigen Vernichtung. In Echtzeit erhält der Kunde eine automatische Rückmeldung zum Verarbeitungsstatus einer jeden Akte. Zusätzlich bietet die Aktenverwaltung eine Übersicht zu laufenden Aktenanforderungen sowie – Ausgaben und Fristen.

Der Kundennutzen

Durch die Digitalisierung der Patientenakten sind diese nun jederzeit und überall verfügbar. Der Kunde kann die Akten von nun an in einem digitalen Archiv revisionssicher archivieren bzw. verwalten. Durch die Abbildung der vollständigen Digitalisierung ist eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation der Prozesse möglich und der Status einer jeden Akte sofort einsehbar.

Kundenfeedback

„Die Qualität und die Zuverlässigkeit von CiBS haben uns überzeugt. Gemeinsam mit CiBS haben wir einen Workflow erarbeitet, in dem die Patientenakte nach unseren Vorstellungen vorliegt und uns einen sicheren und reibungslosen Umgang ermöglicht. Natürlich war auch der attraktive Preis mit ausschlaggebend“, erklärt Ralf Schmandt, Verwaltungsleiter des Krankenhauses Wermelskirchen.

„Das DMS ermöglicht die vollständige Abbildung und Überwachung des Digitalisierungsprozesses. Das gepaart mit der durchweg positiven Resonanz der Anwender im klinischen Alltag bestätigt uns, mit der Auswahl von CiBS die richtige Entscheidung getroffen zu haben“, fügt Ralf Schmandt ergänzend hinzu.

Perspektive

Eine Ausweitung des DMS auch auf weitere Bereiche, zum Beispiel die allgemeine Verwaltung und das Vertragsmanagement, wäre jederzeit problemlos möglich.